GESTIONE DEI DATI NON STRUTTURATI CON SOLUZIONI BPM

La gestione di dati non strutturati rappresenta una sfida per tutte le aziende in quanto di solito non sono organizzati, si trovano sparsi in posizioni diverse e, per tanto, difficili da individuare.  
Secondo IDC, entro quest’anno (2020) la quantità di dati generati a livello globale raggiungerà i 44 trilioni di gigabyte e la maggior parte di questi dati non sarà strutturata.
Ma qual è la differenza tra i due tipi di dati? 

 
Dati Strutturati  
I dati strutturati, classificati come dati quantitativi, sono altamente organizzati e archiviati in modo da renderli relativamente facili da manipolare e ricercare. L’organizzazione, la formattazione e l’archiviazione dei dati, consentirà alle aziende di ottenere approfondimenti e guidare processi decisionali rapidi. Esempi di dati strutturati includono nomi , indirizzi, numeri di carte di credito, date, ecc. 

 
Dati non Strutturati  
I dati non strutturati, classificati come dati qualitativi, sono generalmente difficili da raccogliere, archiviare e organizzare in un database tipico, ad esempio Excel, SQL e non possono essere elaborati e analizzati utilizzando gli strumenti tradizionali. Esempi di dati non strutturati includono e-mail, file di testo, audio, video, post sui social media, attività mobili / tablet, applicazioni aziendali (PDF). 

 
Come possono essere d’aiuto le soluzioni BPM (DocsMarshal)?  
Come riportato in precedenza, i dati dell’organizzazione non strutturata sono sparsi in diverse posizioni come unità di rete, e-mail, unità personali, ecc. L’uso di DocsMarshal può aiutare le organizzazioni a disporre di dati strutturati e non strutturati in un repository centralizzato. Avere e-mail, PDF, documenti di Word organizzati e correttamente archiviati ti aiuterà a localizzarli più velocemente e ad accedervi mentre sei in movimento. DocsMarshal ha investito molto su questo tema (Office Automation) per aggiungere maggiori capacità di integrazione ai propri sistemi, consentendo una più facile creazione di contenuti come Integrazione con MS Office e Google. 


Recupero veloce del contenuto  
Mentre aggiungi i tuoi dati non strutturati in DocsMarshal, dovresti aggiungere metadati significativi che descrivono maggiormente le caratteristiche del contenuto che in futuro ti consentiranno di recuperare facilmente il documento che stai cercando. Inoltre, DocsMarshal dispone di funzionalità che consentono un recupero rapido dei contenuti grazie alla possibilità di cercare testi all’interno di parole, pdf, immagini, ecc.  

Valorizzazione del contenuto
Con l’integrazione con i servizi di Intelligenza Artificiale, Machine Learning e Deep Learning, è possibile elaborare i dati destrutturati, contenuti nei propri documenti, in modo da estrarre in automatico i metadati e dare valor aggiunto alle informaizoni. 

Collaborazione resa semplice
Quando i tuoi dati non strutturati vengono salvati in DocsMarshal, la condivisione con i colleghi viene facilitata. Il sistema, evitando di incappare nelle classiche preoccupazioni, permette di lavorare sull’ultima versione dopo aver apportato modifiche e garantisce un alto livello di sicurezza tramite la gestione delle riservatezze. 
Quando i tuoi dati non strutturati vengono salvati in DocsMarshal, la condivisione con i colleghi viene facilitata. Il sistema, evitando di incappare nelle classiche preoccupazioni, permette di lavorare sull’ultima versione dopo aver apportato modifiche e garantisce un alto livello di sicurezza tramite la gestione delle riservatezze. 

Nessun dato perso
Grazie alla tracciabilità dei movimenti all’interno del gestionale è impossibile perdere dati, evitando sprechi di tempo e di informazioni. 
 
Accessibilità  
DocsMarshal ti permette di avere accesso ai tuoi dati ovunque tu sia grazie alle diverse estensioni e versioni esistenti (Web, Mobile App, App per pc, etc..)