Gestione dei processi aziendali

Il Business Process Management è il modo in cui un’azienda crea, modifica e analizza i processi prevedibili che costituiscono il nucleo della sua attività. Ogni dipartimento di un’azienda è responsabile della presa di alcune materie prime o dati e della loro trasformazione in qualcos’altro. Potrebbero esserci una dozzina o più processi fondamentali gestiti da ciascun dipartimento. Con Business Process Management, un’ azienda fa un passo indietro e osserva tutti questi processi in totale e individualmente. Analizza lo stato corrente e identifica le aree di miglioramento per creare un’organizzazione più efficiente ed efficace.

Che cos’è un processo aziendale?
Un processo aziendale è una sequenza di eventi o attività che devono essere eseguite affinché un’azienda possa operare. Ad esempio, l’acquisto di un cliente che risulta nella consegna è un processo aziendale chiave che esiste in molte organizzazioni.La gestione dei processi aziendali, process management, permette di esaminare e quindi controllare i processi presenti in un’organizzazione. È una metodologia efficace da utilizzare in tempi di crisi per assicurarsi che i processi siano efficienti ed efficaci, in quanto ciò si tradurrà in un’organizzazione migliore e più efficiente in termini di costi.Il termine process management riguarda il modo in cui studiamo, identifichiamo, cambiamo e monitoriamo i processi aziendali per garantire che funzionino senza intoppi e possano essere migliorati nel tempo.Il Business process management è pensato come una pratica commerciale, comprendente tecniche e metodi strutturati. Si tratta di formalizzare e istituzionalizzare modi migliori per il lavoro da svolgere.

L’utilizzo efficiente del BPM di solito implica quanto segue:

• Organizzare le attività attorno ai risultati, non solo per garantire che l’attenzione sia corretta
• Correggere e migliorare i processi automatizzandoli;
• Stabilire i processi e assegnando la proprietà affinché il lavoro migliori
• Standardizzare i processi in tutta l’azienda in modo tale che vengano compresi facilmente e si possano gestire gli errori
• Abilitare modifiche continue in modo che i miglioramenti possano essere estesi e propagati nel tempo
• Migliorare i processi esistenti, piuttosto che costruire radicalmente nuovi o “perfetti”, perché ciò può richiedere così tanto tempo da erodere o negare qualsiasi guadagno raggiunto

Il Business Process Management non dovrebbe essere un’attività occasionale. Dovrebbe comportare una valutazione continua dei processi e includere l’adozione di azioni per migliorare il flusso totale dei processi. Tutto ciò porta a un ciclo continuo di valutazione e miglioramento dell’organizzazione.I passi che possono essere riconosciuti all’interno della gestione dei processi sono:

• Analisi delle attività
• Re-design e modelli
• Strumenti
• Controllo delle attività
• Gestione delle attività
• Automazione dei processi

Un flusso di lavoro non si limita semplicemente a spostare le cose da A a B a C a D perché consente di svolgere attività in parallelo, risparmiando tempo e aumentando la produttività. Può essere in grado di gestire più processi contemporaneamente ed è in grado di gestire eccezioni e condizioni applicando regole definite dall’utente.

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Se lasciati non organizzati e non sistemati, i processi aziendali possono portare a disordini. A livello individuale, le persone vedono solo una parte di un processo e pochissimi possono scansionare e vedere gli effetti completi di un processo, dove inizia e finisce, i dati chiave necessari e dove si trovano potenziali colli di bottiglia e inefficienze.

I processi non gestiti e caotici non sono produttivi e portano a uno o più di questi scenari:

• Tempo sprecato
• Altri errori
• Aumento della colpa
• Mancanza di dati
• Impiegati demoralizzati

L’applicazione delle organizzazioni di gestione dei processi aziendali può migliorare i loro processi e mantenere tutti gli aspetti delle operazioni in esecuzione in modo ottimale.
La gestione dei processi aziendali è una sfida enorme nella maggior parte delle organizzazioni. Le imprese non stanno investendo abbastanza sforzi nello snellire i loro processi aziendali a causa della mancanza di consapevolezza delle sue ripercussioni.

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