Records Management e Document Management sono due diverse tecniche usate insieme o separatamente da ormai sempre più aziende per il raggiungimento di determinati obiettivi. Nonostante ciò, ancora in pochi sanno realmente quale sia la differenza fra le due. In questo…
Nella formazione “consulting” il nostro obiettivo è di condividere il 100% delle nostre conoscenze tecniche e metodologiche con i Clienti finali che scelgono docsmarshal, affinchè possano sviluppare autonomia nella gestione ed esecuzione del nostro processo di delivery in 7 fasi oppure ne integrino solo alcune parti nella propria governance.
Anche nel caso di progetti sviluppati internamente dai Clienti finali, i consulenti Cualeva possono essere coinvolti per certificare quanto disegnato e realizzato, durante tutte le fasi del progetto.
Ovviamente come ogni processo di apprendimento non è mai monodirezionale ma rappresenta sempre uno scambio di know-how ed esperienze che vengono ricombinate e messe a disposizione di tutto il network di Clienti e Partner.
Ogni impianto docsmarshal diventa il cuore di svariati processi e per questa ragione è critico per il business.
Durante questa fase di esercizio del sistema eroghiamo il supporto di 1° livello (e di 2° se non è presente un Partner) curando le attività di manutenzione correttiva comprese nel canone di manutenzione. Nei casi più mission critical attiviamo servizi di “application maintenance” con formule a consumo o flat che, oltre a migliorare i tempi di risposta (Service Level Agreement), permettono di indirizzare sia manutenzione preventiva, correttiva ed evolutiva oltre che supporto operativo fino al singolo utente.
Adottiamo questa metodologia se il progetto presenta una o più delle seguenti caratteristiche:
– E’ strategico, a media o alta complessità o con alto numero di utenti e funzioni coinvolte
– Gestisce processi interni ma anche relazioni di business con ruoli esterni (B2B, B2C)
– Non sono ancora stati chiariti gli obiettivi o le priorità o il perimetro o i requisiti
– Se il clima aziendale richiede la creazione di un gruppo interno di sponsorizzazione rispetto al cambiamento in atto.
Quando teniamo i workshop di solution design, il disegno della soluzione avviene in gruppi di lavoro misti (workshop) sfruttando metodologie visuali estremamente coinvolgenti, efficaci ed efficienti.
Durante questa fase guidiamo gli utenti e gli stakeholder in generale, lungo un processo di ricerca della miglior soluzione per soddisfare i bisogni di tutti: obiettivi di business, organizzativi, priorità, ostacoli, criteri di successo con cui misuriamo il raggiungimento degli obiettivi, requisiti tecnici, funzionali, ecc.
Quanto emerge dal solution design workshop, guida come un faro tutte le successive fasi di analisi più tecniche e funzionali.
Al termine di questa fase iniziamo a condividere con il cliente l’opportunità di implementare il progetto con metodologia waterfall oppure agile (vai alla sezione project implementation).
Output: documento di disegno della soluzione
Etica e integrità sono valori fondanti. Il rispetto in qualunque relazione e a qualunque livello (clienti, collaboratori, partner e competitor) è alla base del nostro agire quotidiano.
Lavoriamo come un’estensione dei nostri Clienti e Partner. Le loro sfide diventano le nostre. Le soluzioni che implementiamo per vincere quelle sfide, diventano loro patrimonio.
Ricerchiamo il miglioramento continuo a tutti i livelli, prima di tutto in noi stessi e poi anche negli altri.
Il nostro successo lo misuriamo in base ai risultati che ottengono i nostri clienti e i nostri partner, attraverso di noi.
Crediamo che il futuro sarà delle organizzazioni più consapevoli, veloci e connesse a tutti i livelli, sia internamente che esternamente.
Crediamo che il futuro sarà delle organizzazioni capaci di progredire, sfruttando a proprio vantaggio gli imprevisti, le difficoltà e gli stress come forza motrice che spinge a cambiare per migliorare.
Crediamo che il futuro sarà delle organizzazioni nelle quali le persone sono abituate a liberare il proprio potenziale piuttosto che impegnate ad eseguire operazioni ripetitive e a basso valore aggiunto.
Crediamo che il futuro sarà delle organizzazioni capaci di intercettare e formalizzare l’esperienza, trasformandola in conoscenza da condividere con chi serve, quando serve.
Ci impegniamo quotidianamente perché i nostri clienti raggiungano i loro obiettivi strategici e di funzionamento attraverso l’uso dei nostri sistemi.
Vogliamo stupire i nostri clienti e fare la differenza nel loro business e nella vita delle persone.
Vogliamo che i nostri clienti si sentano liberi di cambiare e migliorare se stessi in qualunque momento, tutte le volte che serve.
Vogliamo incontrare, formare e sostenere una generazione di business partner che condividano questi nostri propositi per generare impatti positivi su più vasta scala.
Acceleriamo la digitalizzazione delle Imprese. Risolviamo problemi e trasformiamo grandi idee in soluzioni che generano risultati in modo semplice e veloce.
Qualunque Partner, già esperto o in fase di avvio, su richiesta può contare sulla nostra supervisione per validare e certificare quanto analizzato ed implementato per il cliente finale, con l’obiettivo di limitare o annullare errori, cattive pratiche e processi poco performanti oltre che interfacce applicative e utente poco intuitive e non in linea con le aspettative.
La generazione di nuove opportunità su clienti già in portafoglio o new name, è un processo guidato secondo le medesime pratiche condivise con il sales training.
L’attività operativa viene gestita dal Partner con il supporto e la supervisione del team commerciale Cualeva.
Soprattutto nel caso di nuovi Partner, la pre-vendita che prevede la raccolta dei bisogni del cliente, la presentazione e demo della piattaforma e la definizione della soluzione ideale viene gestita con le medesime pratiche condivise con il sales training, eseguito e presidiato dal team Cualeva in modo che il Partner possa sviluppare progressiva autonomia senza perdere di efficacia con i primi casi cliente.
In Cualeva abbiamo a cuore che i Clienti finali possano contare sulle migliori competenze in consulenza ed implementazione. Allo stesso modo desideriamo che gli investimenti fatti dai Partner siano sostenibili e con ritorni già nel breve termine.
Per questa ragione mettiamo a disposizione dei Partner strumenti, competenze e metodologie frutto di best practice riconosciute e altamente performanti, con l’obiettivo di aumentare l’efficacia dei venditori nel comprendere i veri bisogni dei Clienti e aiutarli a comprare la soluzione ideale: come generare nuove opportunità commerciali, aumentare l’efficacia in appuntamento di vendita, chiudere con successo un maggior numero di opportunità massimizzando l’efficacia del processo di vendita e distinguendosi dai competitor.
Nella formazione “consulting” il nostro obiettivo è di condividere il 100% delle nostre conoscenze tecniche e metodologiche con i Partner che scelgono docsmarshal, affinchè possano sviluppare autonomia nella gestione ed esecuzione del nostro processo di delivery in 7 fasi oppure ne integrino solo alcune parti nella propria governance.
Anche nel caso di progetti sviluppati interamente dal Partner, i consulenti Cualeva possono essere coinvolti per certificare la bontà di quanto disegnato e realizzato, durante tutte le fasi del progetto.
Ovviamente come ogni processo di apprendimento non è mai monodirezionale ma rappresenta sempre uno scambio di know-how ed esperienze che vengono ricombinate e messe a disposizione di chiunque le desideri.
Durante questa fase mappiamo le strutture dati e le fonti, le proprietà e relazioni esistenti tra ogni entità, le modalità di integrazione con i sistemi di terze parti e le regole di interscambio. Tipicamente si tratta di una fase di analisi molto tecnica condotta in modalità one2one.
Output: mappa mentale struttura dati, relazioni e integrazioni
Adottiamo questa metodologia solo se il sistema presenta una o più interfacce utente personalizzate rispetto a quella standard.
Il disegno dell’esperienza utente può avvenire in gruppi di lavoro (workshop di co-creazione) oppure con modalità più tradizionali (interviste one2one), puntando a raccogliere le aspettative degli utenti in materia di utilità, usabilità, semplicità ed efficienza del sistema. L’obiettivo è di progettare l’esperienza utente in modo che superi le aspettative degli utenti, limitando e talvolta annullando la specifica formazione all’uso.
Output: mockup grafico
Durante questa fase implementiamo il progetto. A seconda dello scenario, manteniamo un approccio approccio waterfall tradizionale oppure suggeriamo una metodologia agile (decisione che di solito si prende a seguito del solution design workshop).
L’approccio Waterfall si basa su una sequenza ben definita di attività in cascata in cui l’avanzamento è subordinato al completamento delle attività precedenti, fino alla consegna del “progetto completo”.
Il metodo Agile comprende gli stessi step del Waterfall, ma in chiave iterativa: si lavora su parti dei requisiti, rilasciandoli in modo incrementale e sottoponendoli alla tempestiva validazione degli utenti.
Ognuno dei due approcci presenta vantaggi e svantaggi. La vera sfida è scegliere la giusta metodologie condivisa con il cliente:
– Waterfall è da consigliare in scenari con requisiti più statici, con budget e tempi relativamente definiti in cui si ha la necessità di una maggiore strutturazione delle attività
– Agile è da consigliare in scenari dove è richiesta flessibilità e adattabilità, con tempistiche fisse e requisiti potenzialmente mutevoli in cui il focus sono prevalentemente le esigenze del business e degli utenti
A prescindere dal metodo, ogni progetto prevede la formazione degli utenti e degli amministratori di sistema per la gestione ordinaria e straordinaria del sistema.
Durante questa fase curiamo una delle fasi più importanti del progetto: la modellazione dei processi che verranno implementati a partire dal solution design. La modellazione dei processi può avvenire in gruppi di lavoro (workshop di co-creazione) oppure con modalità più tradizionali (interviste one2one).
Nel caso di workshop, sfruttiamo metodologie visuali estremamente coinvolgenti, efficienti ed efficaci per formalizzare i processi oggetto dell’intervento. Ogni processo è “una sequenza di attività correlate che produce il risultato atteso”.
Durante questa fase, nei workshop si tende a bypassare la mappatura dei processi AS-IS (se già esistenti) per puntare direttamente alla modellazione dei processi TO-BE, gestendo by design qualunque problema e opportunità, liberando il potenziale organizzativo in modo armonico rispetto alle risorse realisticamente disponibili nel breve, medio o lungo periodo.
Output: documento di modellazione dei processi to be
